1. E-learning đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

E-learning (học tập trực tuyến) là một phương pháp giáo dục sử dụng công nghệ thông tin và internet để truyền tải kiến thức và kỹ năng. E-learning phá vỡ rào cản về địa lý và thời gian, cho phép nhân viên tiếp cận các khóa học mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với lịch trình bận rộn của người đi làm.

Phương pháp này giúp cải thiện văn hóa học tập & môi trường họp tập trong doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp phát triển năng lực nhân viên, hỗ trợ career path; tăng cường gắn kết và giữ chân nhân viên. Mô hình này tạo ra sự linh hoạt, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và thời gian, phù hợp với nhiều mô hình, quy mô doanh nghiệp.

2. Các sản phẩm từ E-learning

Từ một hệ thống E-learning, người xây dựng có thể tạo ra hàng loạt sản phẩm phục vụ giảng dạy và học tập, bao gồm: 

• Khóa học

• Thư viện trực tuyến (sách, tài liệu tham khảo)

• Test, đánh giá sau khóa học

• Các báo cáo E-learning

• Công cụ khích lệ học tập

• Tin tức, bản tin

• Hội thảo, sự kiện (Được ghi lại và cập nhật lên hệ thống)

• Diễn đàn trao đổi/ cộng đồng học tập

• Kiến thức công việc (quy trình, tài liệu công việc)

• Lộ trình học tập cá nhân hóa

• Các tính năng quản lý học viên/giảng viên

3. Lưu ý khi lựa chọn hệ thống E-learning

3.1. Hệ thống tự xây dựng

Đây là hệ thống E-learning do doanh nghiệp tự xây dựng để phục vụ cho hoạt động giảng dạy nội bộ, vì thế ưu điểm lớn nhất là doanh nghiệp có thể tùy biến và chỉnh sửa hệ thống theo ý muốn, bám sát nhu cầu của doanh nghiệp. Họ có thể kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và bảo mật, tích hợp hệ thống E-learning với nhiều hệ thống quản lý khác của tổ chức.

Tuy vậy, chi phí đầu tư và vận hành khởi đầu rất cao, yêu cầu nguồn lực và chuyên môn về IT đủ tốt và liên tục để duy trì vận hành. Mô hình E-learning tự xây dựng phù hợp với các tập đoàn/doanh nghiệp lớn có nguồn lực tài chính và đội ngũ IT mạnh mẽ, có nhu cầu đào tạo rất đặc thù và muốn kiểm soát toàn diện hệ thống, hay các công ty công nghệ muốn phát triển sản phẩm riêng.

3.2. Hệ thống LMS từ đối tác cung cấp

Khác với hệ thống tự xây dựng, doanh nghiệp sẽ sử dụng một hệ thống do đối tác (một bên khác) xây dựng và cung cấp. Việc này giúp doanh nghiệp có thể vận hành và triển khai nhanh chóng mô hình, được cập nhật các tính năng đa dạng và mới nhất trên thị trường, được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp từ bên cung cấp và đảm bảo tính bảo mật. Ngược lại, độ tùy biến sẽ kém hơn so với mô hình tự xây dựng, khó tích hợp với các hệ thống khác của tổ chức và tiềm ẩn rủi ro bị lưu trữ dữ liệu.

Mô hình này phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn, không có đội ngũ phát triển phần mềm chuyên trách, cần một giải pháp toàn diện, chuyên nghiệp, ổn định và có thể triển khai nhanh chóng, ngoài ra còn có các doanh nghiệp muốn có LMS cốt lõi để quản lý đào tạo nội bộ.

3.3. Nền tảng học tập trực tuyến

Doanh nghiệp sẽ sử dụng các nền tảng học tập trực tuyến như Udemy, Coursera hay LinkedIn Learning để xây dựng hệ thống học tập. Các nền tảng này cung cấp nội dung phong phú, chất lượng cao từ các chuyên gia, tổ chức uy tín với chi phí thấp với thời gian triển khai cực kì nhanh chóng, nội dung được cập nhật liên tục. Dù nhanh gọn nhưng cách làm này cũng có nhiều hạn chế.

Do sử dụng trên nền tảng chung nên thiếu đi sự cá nhân hóa và phù hợp văn hóa doanh nghiệp, không phù hợp để phát triển sản phẩm nội bộ, báo cáo thường không chuyên sâu. Vì vậy, đối tượng phù hợp với các nền tảng học tập trực tuyến là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup hoặc các công ty muốn bổ sung thêm các khóa học kỹ năng mềm, kỹ năng công nghệ, kỹ năng chuyên môn phổ biến cho nhân viên với chi phí thấp và triển khai nhanh, thường được sử dụng như công cụ bổ trợ cho một LMS cốt lõi.

4. Cấu trúc hệ thống E-learning trong doanh nghiệp

• Hệ thống quản lý học tập (LMS)

Là hệ thống dịch vụ quản lý việc phân phối và tìm kiếm nội dung học tập cho người học, tức là LMS quản lý các quá trình học tập.

• Hệ thống quản lý nội dung học tập (LCMS)

Là hệ thống quản lý các quá trình tạo ra và phân phối nội dung học tập. Môi trường số để lưu trữ, sử dụng lại, quản lý và phân phối nội dung học tập từ một kho dữ liệu trung tâm.

• Hạ tầng truyền thông và mạng

Bao gồm các thiết bị đầu cuối người dùng (học viên), thiết bị tại các cơ sở cung cấp dịch vụ, mạng truyền thông,…

• Hạ tầng phần mềm

Các phần mềm LMS, LCMS, Authoring Tools (Aurthorware, Toolbook,…) quản lý các quá trình học tập.

• Nội dung đào tạo (hạ tầng thông tin)

Phần quan trọng của E-learning là nội dung các khoá học, các chương trình đào tạo.

5. Các chức năng và vai trò trong quá trình xây dựng & vận hành hệ thống E-learning 

5.1. Người quản trị hệ thống (Admin)

Người ở vai trò này sẽ có nhiệm vụ quản lý người học: gồm data của họ, sắp xếp các khóa học, email thông báo tới người học, hướng dẫn người học sử dụng hệ thống, …Admin còn phải cập nhật các khóa học lên hệ thống; tổ chức thi, test, khảo sát ;phân tích dữ liệu, lập báo cáo liên quan đến E-learning.

5.2. Người số hóa bài giảng (E-learning expert)

Người sẽ thiết kế, xây dựng video khóa học; sáng tạo, bổ sung các tài nguyên khác (các hiệu ứng, hình ảnh, âm thanh, …), từ đó tạo ra sản phẩm E-learning phong phú, đa dạng.

5.3. Người quản lý nội dung (Content manager)

Là người xây dựng nội dung, biên tập kịch bản từ offline tới online, lựa chọn tư liệu và công cụ phù hợp (ảnh, video, trò chơi, khảo sát, …); xây dựng hệ thống bài test, khảo sát, nội dung game, ...

5.4. Người quản lý hệ thống (Producer)

Người quản lý toàn bộ quy trình thiết kế khóa học; giám sát chất lượng nội dung & trải nghiệm học tập trên toàn hệ thống; quản trị vận hành và tối ưu hệ thống LMS.

5.5. Người hỗ trợ giảng viên (Learning Coach)

Người đồng hành cùng giảng viên nội bộ trong việc xây dựng nội dung số: từ định hướng mục tiêu học tập, hỗ trợ biên tập nội dung chuyên môn đến hướng dẫn sử dụng công cụ tạo bài giảng. Ngoài ra, Learning Coach còn góp ý kịch bản, kiểm thử bài học và hỗ trợ giảng viên xuất bản khóa học lên nền tảng E-learning một cách hiệu quả và nhất quán.

5.6. Người thiết kế & hỗ trợ học tập (Learning experience & support)

Là người thiết kế hành trình học tập phù hợp với đặc điểm người học; triển khai các hoạt động khuyến khích học tập như minigame, bảng xếp hạng, ... hoặc email nhắc học cá nhân hóa nhằm thu hút và giữ chân người học; theo dõi tiến độ, hỗ trợ học viên trong suốt quá trình học, phản hồi kịp thời và thúc đẩy hoàn thành khóa học; thu thập phản hồi và đề xuất cải tiến trải nghiệm học tập liên tục.

5.7. Người hỗ trợ CNTT (IT)

Người xây dựng phần mềm quản lý học tập, cung cấp hạ tầng kết nối và quản lý hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ việc học tập trên E-learning

6. Các giai đoạn triển khai E-learning trong doanh nghiệp

Giai đoạn 1: THU HÚT

Giai đoạn đầu là giai đoạn cần gây chú ý, tạo sự tò mò, giải thích rõ lợi ích, chuẩn bị tinh thần và hành vi cho quá trình chuyển đổi số trong học tập. Doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược ra mắt thông qua mục tiêu, kênh truyền thông, sự kiện ra mắt, mini-game, gamification, Email Spotlight – Câu chuyện thành công; chọn các khóa học hot, cởi mở lắng nghe nhân viên, sử dụng “KOL” nội bộ để quảng bá.

Giai đoạn 2:  PHỦ SÓNG

Giai đoạn này triển khai nhằm biến E-learning trở thành hoạt động quen thuộc, phổ biến, có tính bắt buộc, hình thành thói quen học trực tuyến tự nguyện. Doanh nghiệp có thể đưa ra một số khóa học bắt buộc (Hội nhập, HSE, Kỹ năng cơ bản), thiết kế bài test/thi theo hướng dễ – nhanh – đạt ngay, tăng cường bổ sung các tính năng công nghệ trên hệ thống, vinh danh những học viên đạt thành tích xuất sắc và có sự tiến bộ.

Giai đoạn 3: ĐỒNG HÀNH

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ cung cấp các khóa học tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng bộ phận, triển khai khóa học nâng cao, mở các khóa học tự chọn để tạo động lực tự học. Sử dụng các khóa học customize & nâng cao, khóa học tự chọn khuyến khích, đồng hành qua L&D Partner (báo cáo, động viên, bám sát quản lý bộ phận), cải tiến liên tục hệ thống LMS, gia tăng trò chơi.

Giai đoạn 4: ĐỒNG BỘ

Thời điểm này doanh nghiệp cần cá nhân hóa lộ trình học cho mỗi CBNV, liên kết với chiến lược phát triển của doanh nghiệp và đảm bảo đồng bộ hệ thống trong quy trình phát triển nhân sự và tổ chức.

Các hoạt động gồm: đánh giá năng lực, cá nhân hóa nội dung học tập, tạo các khóa học E-learning phù hợp với từng cá nhân, tạo dashboard báo cáo E-learning trên toàn hệ thống để đánh giá - cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cũng nên ứng dụng AI vào xây dựng lộ trình học tập.

7. Các bước xây dựng khóa học E-learning

• Xác định mục tiêu & đối tượng học tập sơ bộ: thu thập yêu cầu từ các phòng ban, quản lý hoặc L&D về nội dung cần đào tạo, từ đó xác định sơ bộ mục tiêu đào tạo và nhóm nhân viên tham gia học.

• Phân tích mục tiêu & đối tượng: Phân tích kỹ mục tiêu đào tạo để chuyển thành mục tiêu học tập cụ thể (SMART); xác định đặc điểm, hành vi học tập và bối cảnh của nhân sự nội bộ.

• Lên kế hoạch chi tiết xây dựng khóa học: Thiết lập outline chi tiết gồm cấu trúc bài học, nội dung, định dạng, thời lượng; phân công vai trò: content, thiết kế, kỹ thuật, hỗ trợ học viên…

• Xây dựng nội dung: Biên soạn hoặc chuyển đổi nội dung thô từ giảng viên nội bộ thành các tài liệu học trực tuyến; chuẩn hóa định dạng theo cấu trúc học E-learning.

• Thiết kế hoạt động tương tác & phát triển kịch bản: thiết kế các hoạt động tương tác phù hợp với mục tiêu học (quiz, bài tập tình huống, ...), viết kịch bản cho các sản phẩm đa phương tiện.

• Sản xuất khóa học: quay dựng video, ghi âm, dựng slide, tạo bài tập, thiết lập hoạt động tương tác trên nền tảng LMS; đảm bảo đồng bộ nội dung & giao diện người dùng.

• Kiểm thử và hoàn thiện: tổ chức chạy thử nội bộ, thu thập ý kiến từ người học và các bên liên quan; điều chỉnh, hoàn thiện nội dung, kỹ thuật, trước khi chính thức phát hành toàn bộ.

8. Giảng viên E-learning khác gì giảng viên truyền thống

Giảng viên truyền thống và giảng viên E-learning có những vai trò, môi trường, phương pháp và công cụ hoạt động khác nhau rõ rệt.

Giảng viên truyền thống đóng vai trò là "Người giảng", chủ yếu truyền đạt nội dung thông qua các bài giảng trực tiếp trong môi trường lớp học vật lý và tương tác mặt đối mặt. Các phương pháp giảng dạy thường thấy bao gồm giảng giải, thảo luận trực tiếp và các hoạt động nhóm tại lớp.

Ngược lại, giảng viên E-learning được định nghĩa là "Hướng dẫn viên – người huấn luyện", tập trung vào việc thiết kế, điều phối và hỗ trợ toàn bộ quá trình học tập. Họ hoạt động trong môi trường trực tuyến, sử dụng các công nghệ như live-stream, hệ thống quản lý học tập (LMS), video và diễn đàn để tương tác. Phương pháp giảng dạy của giảng viên E-learning bao gồm việc thiết kế các hoạt động tương tác trực tuyến, microlearning, blended learning và gamification.

Về mặt công cụ và cách thức quản lý, giảng viên truyền thống thường sử dụng bảng, slide và tài liệu giấy, đồng thời quản lý học viên bằng cách điểm danh và thu bài tập trên giấy. Hệ thống đánh giá của họ bao gồm kiểm tra trên lớp và thi giấy.

Trong khi đó, giảng viên E-learning cần thành thạo sử dụng camera, micro, phần mềm E-learning, LMS và các công cụ tạo nội dung số. Họ theo dõi tiến độ học tập của học viên qua hệ thống, điều chỉnh lộ trình cá nhân hóa dựa trên dữ liệu phân tích, và đánh giá thông qua quiz trực tuyến, assignments, phản hồi tự động và các công cụ phân tích dữ liệu. Giảng viên E-learning còn kiêm nhiệm vai trò người hướng dẫn và nhà sản xuất nội dung, bao gồm thiết kế mục tiêu, nội dung và cấu trúc khóa học, sản xuất và số hóa nội dung, tổ chức lớp học trên LMS, hỗ trợ và tương tác, cũng như liên tục cập nhật và cải tiến khóa học dựa trên dữ liệu học tập và phản hồi.